Документооборот на базе SharePoint 2010 — это просто

Sharepoint 2010Данная статья осветит основные приемы организации электронного документооборота на платформе SharePoint 2010 с помощью рабочих процессов.

Что же такое Workflow?

Одним из составляющих инструментов платформы SharePoint является workflow, в локализованной версии — рабочие процессы. Однако полное отражение смысла английского термина, на наш взгляд, дает более точный перевод —  «документооборот».

Workflow — одно из самых часто используемых решений на базе платформы Microsoft SharePoint. Это вполне понятно, ведь одна из важнейших задач корпоративного портала, при внедрении SharePoint, — организация полноценной системы электронного документооборота с возможностью контроля движения документов и разграничения прав доступа к различным документам.

Наибольшую потребность в разработке workflow, как мы думаем, испытывают предприятия малого и среднего бизнеса. Функционал типовых инструментов SharePoint (списки задач, новостные ленты, библиотеки и т.п.) сможет удовлетворить требования большинства компаний. Кроме того, для его внедрения, в большинстве случаев, хватает сил собственного ИТ-отдела компании. Однако, когда речь заходит об организации системы документооборота, тут, скорее всего понадобится помощь специалистов — ведь в каждой компании существуют определенные требования к организации документооборота, в зависимости от структуры предприятия, его отраслевой специфики, и, конечно, особенностей бизнес-процессов.

[singlepic id=54 w=480 h=360 float=center]

Рис.1. Организация документооборота (в браузере)

Какие вопросы помогает решить электронный документооборот SharePoint?

Приведем пару примеров использования докуменооборота в SharePoint:

  • В библиотеку документов сотрудник загружает файл, который необходимо согласовать с руководством и/или другими сотрудниками. В свою очередь, получатели документа могут его одобрить или отклонить, попутно оставив комментарии. Этот бизнес-процесс происходит благодаря автоматизированной генерации задач для различных пользователей (рис. 1).
  • Несколько сотрудников через библиотеку SharePoint передают руководству и бухгалтерии однотипные документы, а также используют библиотеку для их хранения. Подобный бизнес-процесс требует разграничить права доступа к файлам, например, так, чтобы каждый из сотрудников мог просматривать и редактировать только свои файлы, а администрация имела доступ ко всем документам библиотеки.
  • Автоматизация e-mail-рассылки. Например, реализация CRM элементов путем автоматической рассылки писем клиентам по преднастроенному в Workflow алгоритму.

Как разрабатывается документооборот в SharePoint?

Большинство инструментов SharePoint можно настраивать в браузере, в то время как для разработки документооборота предназначены специализированные  инструменты. Непосредственно в браузере разрешается применять уже существующие workflow. К слову сказать, в стандартный пакет SharePoint Foundation входит только один «трехэтапный» рабочий процесс.

Итак, для разработки документооборота SharePoint предназначено два основных инструмента:

  • Visual Studio – профессиональный инструмент разработки, позволяющий работать и с веб-приложениями SharePoint;
  • SharePoint Designer — веб-редактор,позволяющий производить различные настройки портала SharePoint без редактирования кода. В SharePoint Designer (рис. 2) встроен специальный инструмент редактирования, с помощью которого настраивать документооборот можно исключительно визуальными методами.

Однако из-за столь упрощенной среды разработки существенно ограничены функциональные возможности SharePoint Designer: в редакторе можно реализовать только часть задач документооборота. Workflow, настроенный внешним разработчиком, сможет удовлетворить потребности любого предприятия и, что более значимо, при необходимости заказчик сам сможет внести какие-то изменения в рабочий процесс: например, поменять адреса e-mail для рассылки или учетные записи сотрудников. Это возможно благодаря тесной интеграции с Visio, где также можно настраивать рабочие процессы, после чего экспортировать их обратно в SharePoint Designer.

Стоит отметить, что в новой версии SharePoint 2010 настраивать систему электронного документооборота намного удобнее, чем в предыдущей версии SharePoint 2007. Например, в SharePoint Designer 2010 возможна разработка более сложных разветвленных и параллельных блоков рабочего процесса или назначение нескольких типовых рабочих процессов нескольким пользователям прямо в браузере.

[singlepic id=55 w=480 h=360 float=center]

Рис.2. Пример разработки рабочих процессов в SharePoint Designer 2010

О компании:

Giusto Consulting специализируется на внедрении и поддержке продуктов Microsoft Dynamics. За годы многолетней практики в компании сложилось несколько приоритетных направлений деятельности – Microsoft Dynamics AX (Microsoft Axapta) и Microsoft Office SharePoint. Уникальный опыт внедрения и разработанные решения на базе этих продуктов гарантируют успешную реализацию проектов и долгосрочный эффект от автоматизации. Нашей главной задачей является возможность сделать Ваш бизнес эффективным, поэтому, выбирая Giusto Consulting, Вы выбираете команду надежных специалистов, цель которых – Ваш успех.

Дополнительную информацию о компании и продуктах Giusto Consulting можно найти на веб-сервере: http://www.giustoconsulting.com (рус. язык)

Контактные координаты:

Giusto Consulting, 115114 Россия, Москва, Шлюзовая набережная, д. 6, стр. 4

Тел.: + 7 (495) 642 44 05

Факс: + 7 (495) 642 44 05

E-mail: info@giustoconsulting.com

Дополнительно по теме