Новые возможности обнаружения электронных данных в SharePoint Server 2013

SharePointSharePoint 2007SharePoint 2010SharePoint 2013

Опубликовано: 16 июля 2012 г.

Сводка. Краткий обзор обнаружения электронных данных и возможностей удержания на месте в SharePoint Server 2013.

Применимо к:  SharePoint Server 2013 

Функциональная возможность обнаружения электронных данных SharePoint Server 2013 представляет собой способ защиты бизнеса. SharePoint Server 2013 содержит следующие компоненты.

  • Семейство сайтов, из которого можно выполнять запросы обнаружения электронных данных на нескольких фермах SharePoint farms и серверах Exchange и сохранять найденные элементы.

  • Удержание на месте почтовых ящиков Exchange и сайтов SharePoint, включая элементы списков и страницы SharePoint, при этом позволяя пользователям работать с контентом сайтов.

  • Поддержка поиска контента на файловых общих ресурсах с последующим его экспортом.

  • Возможность экспорта обнаруженного контента из Exchange Server 2013 и SharePoint Server 2013.

В следующих разделах описываются новые функциональные возможности.

  • Центр обнаружения электронных данных в SharePoint

  • Удержание на месте в SharePoint

  • Экспорт обнаруженных электронных данных SharePoint

  • Обнаружение электронных данных на уровне предприятия

Центр обнаружения электронных данных в SharePoint

SharePoint Server 2013 предоставляет новый сайт для управления обнаружениями и удержаниями. Сайт Центр обнаружения электронных данных создает портал, через который можно получать доступ к экземплярам обнаружения для проведения поиска, размещения контента на удержание и экспорта контента. Для каждого экземпляра создается новый сайт с использованием шаблона сайта Экземпляр обнаружения электронных данных. Каждый экземпляр — это сайт совместной работы, который включает библиотеку документов, используемую для хранения документов, относящихся к управлению экземпляром. Кроме того, с каждым экземпляром могут быть сопоставлены перечисленные ниже элементы.

  • Источники: почтовые ящики Exchange, сайты SharePoint или общие файловые ресурсы, где располагается контент.

  • Наборы обнаружения электронных данных: сочетания источников, фильтров и параметров сохранения контента. Наборы обнаружения электронных данных используются для определения и сохранения контента.

  • Запросы: критерии поиска, такие как автор, диапазон дат и свободно указываемые термины, а также область поиска. Запросы используются для определения экспортируемого контента.

  • Экспорт: список выполненного экспорта в рамках данного экземпляра.

При появлении новой необходимости в обнаружении, например новое юридическое дело или аудит, пользователь с соответствующими разрешениями может создать новый экземпляр, создать наборы обнаружения электронных данных для идентификации материалов, которые нужно найти, а затем сохранить сайты и почтовые ящики, в которых был обнаружен нужный контент. Затем пользователь может создать запросы для дальнейшего уточнения релевантного контента, просматривать и экспортировать контент. При закрытии экземпляра все связанные с ним удержания освобождаются.

Удержание на месте в SharePoint

В SharePoint Server 2013 контент, который ставится на удержание, сохраняется, однако пользователи могут его менять. Состояние контента в момент сохранения регистрируется. Если пользователь изменяет контент или даже удаляет его, исходная сохраненная версия остается доступной. Рядовые пользователи видят текущую версию контента; сотрудники, ответственные за выполнение требований, имеющие доступ к функциональным возможностям обнаружения электронных данных в SharePoint Server 2013, могут получить доступ к исходной сохраненной версии.

Удержания на месте в SharePoint Server 2013 содержат улучшения функциональной возможности удержания, которая использовалась в более ранних версиях SharePoint Server. Улучшения перечислены ниже.

  • Можно сохранять документы, элементы списков, страницы и почтовые ящики Exchange Server 2013.

  • Сохранение выполняется на уровне сайта. Сохранение сайта приводит к сохранению всего сайта.

  • Пользователи могут продолжить работу с сохраненным контентом. Контент остается в том же месте, и пользователи могут редактировать его, удалять или добавлять новый.

  • Пользователь, имеющий разрешения на выполнение обнаружения электронных данных, может получить доступ к исходной версии сохраненного контента.

  • Нет необходимости сохранять весь сайт или почтовый ящик. Можно указать фильтр запроса для определения области сохранения и сохранить только контент, который соответствует фильтру запроса.

Экспорт обнаруженных электронных данных SharePoint

Результаты обнаружения электронных данных в SharePoint Server 2013 могут быть сохранены для дальнейшего импорта в средство просмотра. Можно экспортировать весь контент, связанный с экземпляром обнаружения. Здесь предоставляются следующие возможности.

  • Документы. Документы экспортируются с общих файловых ресурсов. Документы и их версии экспортируются из SharePoint Server 2013.

  • Списки. Если элемент списка был включен в результаты запроса обнаружения электронных данных, экспортируется весь список в виде CSV-файла.

  • Страницы. Страницы SharePoint, такие как страницы wiki или блоги, экспортируются как файлы MIME HTML (MHT).

  • Объекты Exchange. Элементы в почтовом ящике Exchange Server 2013, такие как задачи, календарные записи, контакты, сообщения эл. почты и вложения, экспортируются в виде PST-файла.

XML-манифест, совместимый со спецификацией модели ссылок обнаружения электронных данных, предоставляет обзор экспортированной информации.

Обнаружение электронных данных на уровне предприятия

В SharePoint Server 2013 можно централизованно управлять обнаружением электронных данных на различных фермах SharePoint, серверах Exchange и общих файловых ресурсах. В едином центре обнаружения электронных данных можно выполнять следующие действия.

  • Создавать экземпляры, определять запросы и выполнять поиск соответствующего контента по SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 и файловым ресурсам по всему предприятию.

  • Экспортировать весь идентифицированный контент.

  • Сохранять элементы на месте в SharePoint Server 2013 или Exchange Server 2013.

  • Отслеживать статистику по экземпляру.

Чтобы использовать обнаружение электронных данных по предприятию, необходимо настроить поиск SharePoint Server 2013 для обхода контента на всех файловых ресурсах и веб-сайтах, содержащих доступный для обнаружения контент, затем настроить центральное приложение-службу поиска для включения результатов из Exchange Server 2013. Любой индексируемый поиском или Exchange Server 2013 контент из SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 или общего файлового ресурса и веб-сайта может быть обнаружен в центре обнаружения электронных данных.

История изменений

Дата Описание

16 июля 2012 г.

Первоначальная публикация

Для получения дополнительной информации по продукту оставьте сообщение, заполнив электронную форму, или свяжитесь с нами по телефону в Москве: +7 495 642 44 05

Обучение — для прохождения обучения по данному продукту в авторизованном Тренинг-Центре Giusto Consulting перейдите по ссылке курсы Sharepoint.

Решения — полный перечень решений компании Giusto Consulting можно получить по ссылке SharePoint готовые решения.

Giusto_01_Корпоративный портал SharePoint Подробное описание Sharepoint решения можно получить по ссылке Giusto Consulting: SharePoint портал. Giusto_07_Электронный документооборот SharePoint Подробное описание Sharepoint решения можно получить по ссылке Giusto Consulting: документооборот SharePoint.